Gemeente Den Haag

Alleen zie je maar een deel van de horizon: Meebouwen aan een gezamenlijke kaart

Vanaf het dek van een schip lijkt alles overzichtelijk. Je ziet de golven en rotsen voor je, de wind in de zeilen en de koers die je vandaag moet varen. Maar je ziet helemaal niet verder dan je eigen ogen kunnen gaan, je ziet niet hoe andere schepen varen en hebt al helemaal geen idee wat hun interne worstelingen zijn. Terwijl je wel dezelfde zee bevaart en een gezamenlijke bestemming hebt als vloot zijnde. Maar wat maakt nou een sterke vloot?

Een vloot heeft een gedeelde bestemming, dat staat vast. Maar er is meer nodig voor een sterke vloot, een gezamenlijke kaart is handig en gezamenlijk zicht op de horizon is essentieel.

Dat was precies de uitdaging binnen Informatiemanagement (IM) van de gemeente Den Haag.

De organisatie bestaat uit vier IM-domeinen, schepen. Elk domein ondersteunt een ander deel van de gemeente (bv. Dienst Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) en heeft daardoor zijn eigen vraagstukken en prioriteiten. Tegelijkertijd krijgen alle domeinen te maken met dezelfde ontwikkelingen, zoals nieuwe wet- en regelgeving, informatiebeveiliging, digitalisering, AI en organisatorische veranderingen.

Toch voerden de schepen van nature vooral hun eigen reis uit.

Maar daardoor werden vergelijkbare oplossingen soms op meerdere plekken bedacht en werden prioriteiten voornamelijk lokaal bepaald. Logisch, want wanneer je verantwoordelijk bent voor één schip, ligt de focus vooral op de uitdagingen van vandaag.

Maar terwijl de zee drukker werd, ontstond een nieuwe vraag: hoe zorgen we ervoor dat niet alleen ieder schip zijn eigen koers kent, maar dat de hele vloot zicht heeft op wat er aan de horizon verschijnt?

Het managementteam zag hierin een kans. Niet om alle schepen hetzelfde te maken, maar om ervoor te zorgen dat iedereen navigeert met dezelfde kaart en zicht heeft op dezelfde horizon. Zodat keuzes niet alleen worden gemaakt vanuit het belang van één domein, maar vanuit het belang van de organisatie als geheel. Zo wordt kennis gedeeld en wordt de hele vloot slimmer.

Alleen ontbrak er nog iets belangrijks: een gezamenlijke kaart.

Waardevolle informatie was aanwezig, maar verspreid over de organisatie. Daardoor was het lastig om een gedeeld beeld te vormen van de belangrijkste ontwikkelingen, risico’s en kansen.

Mijn opdracht is om die informatie samen te brengen, verbanden zichtbaar te maken en zo mee te bouwen aan een gezamenlijke kaart. Een kaart die de hele vloot helpt om niet alleen te zien waar ze vandaag vaart, maar ook wat er morgen op haar afkomt.