Emiel – Ministerie van BuZa

Sinds mei werk ik als adviseur informatiehuishouding bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Ik help beleidsdirecties en posten (ambassades en consulaten) om hun digitale informatie zo te organiseren dat deze veilig, vindbaar en toekomstbestendig is.

Maar wat betekent dat nu eigenlijk in de praktijk? Binnen een ministerie ontstaan dagelijks enorme hoeveelheden beleidsdocumenten, rapporten en interne memo’s. Die moeten niet alleen veilig worden opgeslagen, maar ook later, soms pas jaren daarna, nog gemakkelijk terug te vinden zijn. Het is cruciaal dat dit goed gebeurt, iets wat onder andere duidelijk werd na de toeslagenaffaire. Sindsdien is er rijksbreed besloten dat de informatiehuishouding structureel op orde moet zijn.

Mijn opdracht draait daarom om het begeleiden van directies en posten bij het duurzaam, toegankelijk en gestructureerd opslaan van digitale informatie. Denk aan het slim inrichten van SharePoint en het ontwikkelen van werkwijzen die zowel voldoen aan wetgeving als aansluiten bij hoe mensen daadwerkelijk werken. Ik help teams om informatie niet alleen ‘ergens neer te zetten’, maar op een manier die logisch, werkbaar en toekomstbestendig is.

Het mooie aan deze rol is dat het nooit alleen over systemen gaat. Het draait net zo goed om samenwerking, overtuigingskracht en luisteren naar wat teams nodig hebben. Soms moet ik adviseren tegen de stroom in en soms juist meebewegen om verandering te laten plaatsvinden.

Wat deze opdracht voor mij zo interessant maakt, is de mix van inhoud en impact. Je krijgt een kijkje achter de schermen van internationale samenwerking en je draagt bij aan iets dat voor de lange termijn belangrijk is: een transparante overheid waarin informatie op de juiste manier wordt beheerd en beschikbaar is voor iedereen die erop moet kunnen vertrouwen.